L'Assemblée Générale des copropriétaires : un moment clé pour la gestion de votre immeuble

L'Assemblée Générale (AG) est un événement central dans la vie d'une copropriété. Annuelles ou ponctuelles, ces réunions permettent aux copropriétaires de décider de l'avenir de leur immeuble, de la gestion des parties communes et des projets de travaux.

Ordinaire ou extraordinaire ?

Il est souvent question d’assemblée ordinaire (AGO) et d’assemblée extraordinaire (AGE), termes empruntés au droit des sociétés. Les textes légaux distinguent quatre types d’Assemblées Générales en copropriété :

1. L’Assemblée Générale annuelle, qui a lieu une fois par an, généralement dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable de la copropriété.
Cette Assemblée Générale annuelle est l’occasion :

de réaliser le bilan des actions menées pendant l’année écoulée,
d’approuver les comptes de l’exercice passé,
de voter le budget,
d’élire le syndic et les membres du conseil syndical,
de voter tous travaux d’entretien ou d’amélioration, etc.

2. L’Assemblée Générale spéciale, qui peut être convoquée en cours d’année pour prendre des décisions relevant de parties communes spéciales prévues au règlement de copropriété (par exemple des travaux sur un bâtiment).

3. L’Assemblée Générale supplémentaire : assemblée concernant les intérêts de la copropriété et convoquée à l’initiative du syndic, du conseil syndical ou de plusieurs copropriétaires totalisant au moins un quart des voix. Sa tenue est souvent motivée par la nécessité de prendre une décision rapidement, sans attendre l’assemblée annuelle (par exemple des travaux urgents).

4. L’Assemblée Générale à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires : assemblée concernant des intérêts privés (souvent une autorisation de modification des parties communes - comme l’ouverture d’un mur porteur lors de travaux privatifs) dont les frais sont à la charge du (ou des) demandeur(s).

Comment bien préparer une Assemblée Générale ?

Une AG réussie est une AG bien préparée ! Cette étape essentielle est effectuée par le syndic en concertation avec le conseil syndical. Tout au long de l’année, des échanges ont lieu pour étudier les points à mettre à l’ordre du jour et, en cas de prévision de travaux, des devis sont demandés. Au plus tard deux à trois mois avant l’Assemblée Générale, le conseil syndical procède au contrôle des comptes et convient avec le syndic des points à mettre à l’ordre du jour.

Tout copropriétaire peut demander - à n’importe quel moment de l’année - l’inscription de points à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale. Il suffit que cette demande parvienne au syndic suffisamment tôt pour qu’il ait le temps de la joindre à la convocation (à défaut elle sera portée à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle suivante).

Devez-vous assister aux Assemblées Générales ?

La convocation, contenant la date, le lieu, l'ordre du jour ainsi que les pièces et devis objets des votes, vous est présentée au moins 21 jours (sauf urgence) avant l'Assemblée Générale par courrier recommandé « papier » ou « électronique » (LRE).

S’il n’y a bien sûr aucune obligation d’y participer, il est vivement conseillé de le faire - c’est de votre patrimoine dont il est question - en étant présent ou en utilisant l’un des moyens suivants :

Pouvoir : vous pouvez donner pouvoir à un autre copropriétaire ou à tout tiers de votre choix (votre mandataire) pour vous représenter et voter en votre nom,
Vote par correspondance : depuis la réforme de 2020, vous avez la possibilité de voter à distance en envoyant votre bulletin de vote avant l’AG,
Participation en visioconférence : à condition que la copropriété ait préalablement voté les conditions et le coût de sa mise en place.

Le jour de l'AG, plusieurs étapes sont scrupuleusement respectées

1. Signature de la feuille de présence : chaque copropriétaire ou son mandataire signe une feuille de présence attestant de sa participation.

2. Élection du bureau : un président de séance est élu parmi les copropriétaires présents pour diriger les débats. Le bureau est composé du président, d’un ou deux scrutateurs et du secrétaire (le syndic, sauf décision contraire).

3. Débat et vote des résolutions : chaque point à l’ordre du jour est discuté et soumis au vote. Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel à la quote-part des lots qu’il détient dans la copropriété : ce sont les tantièmes.

4. Édition et signature du procès-verbal (PV) : à la fin de l’AG, ou dans les 8 jours suivants, un procès-verbal est rédigé par le secrétaire et signé par les membres du bureau (voir plus loin).

Comment les décisions sont-elles votées ?

Les décisions en AG sont prises selon plusieurs types de majorité, en fonction de la nature des sujets abordés :

La majorité simple - c’est-à-dire la majorité des copropriétaires présents ou représentés - est requise pour les décisions courantes comme l'approbation des comptes, le budget prévisionnel ou les travaux d’entretien.
La majorité absolue, pour des décisions plus importantes comme l’élection du syndic, des membres du conseil syndical ou les travaux d’amélioration. Est prise en compte dans ce cas la totalité des voix des copropriétaires, présents, représentés et absents. Si le projet recueille au moins un tiers des voix, une « passerelle » permet d’organiser immédiatement un deuxième tour à la majorité simple.
La double majorité sera exigée pour les décisions les plus lourdes, comme la vente de parties communes ou les modifications du règlement de copropriété. Le terme « double majorité » indique que les deux tiers des voix (en tantièmes) et la moitié des copropriétaires (en nombre de personnes) doivent être réunis. Une « passerelle » permettant un second vote immédiat à une majorité réduite existe également pour cette majorité.

Après l’Assemblée Générale : le procès-verbal

Le procès-verbal (PV) est envoyé aux copropriétaires (en recommandé aux absents et aux opposants) dans le mois qui suit l’assemblée. Ce document officiel récapitule les décisions votées et mentionne les résultats des votes pour chaque résolution.

Le syndic conserve l’original du PV dans un registre et le met à disposition sur l’extranet de la copropriété.