Ordre du jour de l'Assemblée Générale : qui décide ?
Chaque année, les copropriétaires reçoivent leur convocation à l'Assemblée Générale, accompagnée de l'ordre du jour. Ce document essentiel comporte la liste des points soumis à la délibération des copropriétaires pendant la séance. La règle est simple : une question qui ne figure pas à l'ordre du jour ne peut être soumise au vote.
Un ordre du jour préparé en concertation
L'ordre du jour est établi par le syndic, en lien avec le Conseil Syndical. Ensemble, ils identifient les sujets à soumettre, les projets à venir, les travaux à programmer ou la souscription de nouveaux contrats.
Le Conseil Syndical, qui fait le lien entre les copropriétaires et le syndic, joue un rôle essentiel dans cette préparation. Grâce à sa connaissance de la résidence et des attentes des occupants, il contribue à faire remonter les besoins au syndic et à définir les priorités qui seront soumises au vote.
Certaines résolutions sont incontournables
Si l'ordre du jour est adapté à chaque copropriété, certaines questions doivent obligatoirement être présentées en Assemblée Générale.
C'est notamment le cas de l'approbation des comptes, du vote du budget prévisionnel ou encore du renouvellement du mandat du syndic lorsqu'il arrive à échéance. D'autres résolutions peuvent également s'imposer en fonction des caractéristiques de l’immeuble, ou des évolutions réglementaires, comme la présentation d'un Diagnostic de Performance Énergétique (DPE) collectif, d'un Projet de Plan Pluriannuel de Travaux (PPPT) ou le vote de travaux rendus obligatoires par la loi.
Chaque copropriétaire peut proposer une résolution
Le syndic et le Conseil Syndical ne sont cependant pas les seuls à pouvoir inscrire un sujet à l'ordre du jour. L’article 10 du décret du 17 mars 1967 prévoit en effet qu'un (ou plusieurs) copropriétaire(s) puisse(nt) demander au syndic l'inscription d'une (ou plusieurs) question(s) à la prochaine Assemblée Générale.
Ces questions peuvent être d’intérêt général ou particulier - notamment la demande de travaux privatifs affectant les parties communes ou l’aspect de la copropriété.
La demande doit être accompagnée d'un projet de résolution. S'il s'agit de travaux, les devis, les plans, ou tout autre document utile doivent être joints, afin que les copropriétaires puissent se prononcer en parfaite connaissance de cause.
N'attendez pas le dernier moment
Pour être recevable, la demande doit être formulée par écrit et envoyée par lettre recommandée (papier ou électronique) avant la préparation des convocations à l’Assemblée Générale.
Si les convocations ont déjà été envoyées, ou si leur édition est trop avancée pour ajouter une nouvelle résolution, il est trop tard ! Il faudra attendre l'Assemblée Générale suivante, ce qui peut retarder d'une année un projet potentiellement important.
En cas de doute sur la formulation d'une résolution ou les pièces à fournir, n'hésitez pas à solliciter votre syndic. Une demande bien préparée facilite son inscription à l'ordre du jour et permet aux copropriétaires de voter dans les meilleures conditions.
Bon à savoir : une Assemblée Générale extraordinaire est parfois nécessaire
Un projet urgent apparaît après l'envoi des convocations ?
Une décision ne peut attendre la prochaine Assemblée Générale annuelle ?
Dans certaines situations, à l’initiative de la copropriété ou d’un copropriétaire, une Assemblée Générale extraordinaire peut être organisée afin de soumettre rapidement une ou plusieurs résolutions au vote des copropriétaires.
Anticiper la préparation de l'ordre du jour reste néanmoins la meilleure solution : elle permet d'assurer le bon fonctionnement de la copropriété et d'éviter le report de décisions importantes.
