On appelle charges de copropriété tous les frais générés pour le fonctionnement, l’entretien et la conservation des parties communes et des équipements collectifs de l’immeuble, ainsi que les dépenses liées à son administration.
Par exemple :
À ces dépenses courantes peuvent s’ajouter des frais supplémentaires, liés à des interventions exceptionnelles concernant la copropriété : remplacement de la chaudière collective, travaux d’étanchéité du toit…
Le budget prévisionnel des dépenses courantes est présenté chaque année lors de l’Assemblée Générale des copropriétaires. Il sera réparti sur les 4 trimestres de l’année suivante : chaque propriétaire recevra donc un appel de fonds, 4 fois par an, qui permettra au syndic de régler les factures de la copropriété.
Les charges dont chaque copropriétaire doit s’acquitter sont évaluées différemment selon leur nature :
1. Les charges générales (administration, conservation et entretien de l’immeuble) sont calculées selon la quote-part du lot, c’est-à-dire ses tantièmes, définies dans le règlement de la copropriété.
Les tantièmes sont calculés sur des critères précis tels que la superficie de l’appartement, son emplacement dans la copropriété et ses aménagements intérieurs comme un balcon ou une terrasse.
Par exemple :
2. Les charges spéciales (relatives aux équipements de la copropriété) sont réparties selon l’utilité qu’elles peuvent représenter pour chaque lot.
Par exemple, un propriétaire vivant au 6ème étage paiera une part plus importante de charges liées à l’ascenseur que celui qui habite au 1e étage, la répartition des charges par lot est précisée dans tout règlement de copropriété.
Qu’il soit effectué par un gardien à demeure ou une société externe, l’entretien est l’une des principales charges d’une copropriété. Pour la gestion du personnel, les rôles sont en théorie bien répartis :
C’est le syndicat de copropriété (c’est-à-dire tous les copropriétaires) qui détermine via le règlement de copropriété ou lors de l’Assemblée Générale les emplois nécessaires et leur nombre : gardien, personnel de nettoyage, jardinier… Le syndicat est l’employeur, et les dépenses relatives à ces postes sont incluses dans les charges de copropriété.
Le conseil syndical, qui a une mission d’assistance du syndic, joue le rôle de relais dans la copropriété en informant le syndic d’éventuelles anomalies.
Tout le reste sera l’affaire du syndic ! En qualité de mandataire, c’est lui qui s’occupera de toutes les prestations relatives à la gestion de ce personnel : embauche, horaires, définition des tâches, fiches de paie, licenciement…
Il peut exister une différence entre les provisions pour charges acquittées lors des appels de fonds, et les dépenses réelles que le syndic a dû régler pour la copropriété.
Chaque année, à la clôture des comptes et après approbation par l’Assemblée Générale, le syndic va donc procéder à une régularisation des charges :
Le propriétaire d’un logement mis en location peut demander à son locataire le remboursement de certaines des charges initialement réglées.
C’est le cas notamment des dépenses de nettoyage des parties communes, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la fourniture d’électricité des parties communes et la plupart des menues réparation.
Le relevé annuel de régularisation des charges comporte habituellement la part des charges récupérables.
Plusieurs pistes sont à explorer pour réduire le montant de ces dépenses récurrentes :
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